15.06.23
Besprechungsraum einrichten – Ihr Weg zum perfekten Meetingraum
Der Besprechungsraum eines Unternehmens bietet nicht nur für regelmäßige Teammeetings den passenden Rahmen, sondern auch für Kundenberatungsgespräche und Geschäftsverhandlungen. So stellt er neben der Möglichkeit, mehreren Personen beim Zusammenkommen Platz zu bieten, auch ein Aushängeschild Ihres Unternehmens dar. Dabei sollte er nicht nur praktische Funktionen erfüllen, sondern auch ästhetisch so eingerichtet sein, dass Ihr Unternehmen einen guten ersten Eindruck hinterlässt. Was Sie beim Einrichten des Besprechungsraumes beachten sollten, das erfahren Sie jetzt!
Wieso ein gut eingerichteter Besprechungsraum wichtig ist
Der erste Eindruck Ihres Besprechungsraumes ist vor allem bei Kunden von großer Bedeutung. Ein gut strukturierter Meetingraum zeigt Ihren Kunden und anderen Verhandlungspartnern direkt, dass Ihr Unternehmen hervorragend organisiert ist, wodurch Sie positiv in Erinnerung bleiben. Die Inspiration der Mitarbeiter und ihre Identifikation mit der Firma bilden ebenfalls eine wichtige Basis für einen erfolgreichen Austausch untereinander. Deshalb kann ein kreativer Besprechungsraum bei diesen für mehr Motivation und Ideenvielfalt sorgen sowie die Zusammenarbeit erheblich erleichtern.
Die richtige Raumplanung für die Einrichtung des Besprechungsraumes ist dabei die wichtigste Grundlage, um später allen Anforderungen gerecht zu werden und die gewünschte Atmosphäre zu schaffen. Fragen Sie sich bei der Entwicklung des Raumkonzeptes vor allem, welchen konkreten Zweck Ihr Besprechungsraum erfüllen und wie er wirken soll. Erst danach gehen Sie tiefer in die Materie und überlegen sich, wie groß dieser sein muss und welcher Raum sich in Ihrem Büro dafür am besten anbietet. Des Weiteren ist es sinnvoll festzulegen, wie viele Personen Platz haben sollten, welche Möbel Sie für den Besprechungsraum benötigen und welche technische Ausstattung Sie in die Einrichtung des Besprechungsraumes integrieren möchten. Die Farben und Motive können ebenfalls vor allem im Hinblick auf den ersten Eindruck bei Geschäftskunden von großer Bedeutung sein. Spiegelt der Raum Ihr Unternehmen wider?
Besprechungsraum einrichten – das sollten Sie beachten
Nach der groben Planung können Sie dann genauer werden. Dabei gibt es jedoch einiges zu beachten.
- Die Wahl des Raumes & die passende Beleuchtung
Sollten Sie bei der Wahl des Raumes verschiedene Möglichkeiten haben, dann entscheiden Sie sich für denjenigen, der am besten zu Ihren Anforderungen passt. Räume, die sich an stark befahrenen Straßen befinden, eignen sich häufig aufgrund von akustischen Störungen weniger als Besprechungsraum. Des Weiteren sollte ausreichend Tageslicht vorhanden sein, welches gerade im Sommer durch entsprechende Jalousien je nach Bedarf auch reguliert werden kann. So verhindern Sie, dass ein unangenehmer Lichteinfall bei allen Beteiligten zur Ermüdung führt oder gezeigte Präsentationen gar nicht erst sichtbar sind.
- Die richtigen Möbel für Ihren Besprechungsraum
Der wohl wichtigste Gegenstand des Besprechungsraumes ist ein geeigneter Konferenztisch. Er darf nicht zu groß und nicht zu klein ausfallen und sollte genaustens auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt sein. Halten Sie regelmäßig größere Besprechungen mit sehr vielen Mitarbeitern oder Kunden ab? Dann ist ein größerer Besprechungstisch wohl die bessere Wahl. Wenn Sie den Konferenzraum nur für Teammeetings mit geringer Personenanzahl verwenden möchten, dann genügt auch ein entsprechendes, kleineres Modell. Achten Sie bei der Wahl des Tisches und der Konferenzstühle darauf, dass diese optisch zu Ihren übrigen Büroräumen passen. Wählen Sie dementsprechend auch das Material aus.
Die ergonomische Beschaffenheit der Konferenzstühle ist besonders wichtig, denn vor allem bei längeren Besprechungen sollten alle Beteiligten so angenehm wie möglich sitzen, um Rückenprobleme zu vermeiden. Eine ergonomisch geformte Rückenlehne, eine gute Polsterung und die Höhenverstellbarkeit der Stühle sind dabei besonders zu berücksichtigen. Je länger die Meetings andauern, desto empfehlenswerter sind auch Armlehnen, um den Rücken zu entlasten.
- Die geeignete technische Ausstattung
Je nach Anforderungen sollten Sie Ihren Besprechungsraum auch mit der notwendigen Technik ausstatten. Wenn Sie vorwiegend mit Präsentationen am Beamer arbeiten, sollte eine ausreichend große Leinwand nicht fehlen. Bringen Sie den Beamer möglichst an der Wand an, um die Beteiligten nicht zu blenden. Zusätzlich kann ein mit Steckdosen ausgestattetes Pult für die sprechende Person von Vorteil sein, wenn diese während der Präsentation Zugriff auf einen Laptop haben muss. Den Konferenztisch selbst können Sie je nach Bedarf mit Steckdosen ausstatten. Soll jeder Arbeitsplatz über einen eigenen Stromanschluss verfügen? Dann empfiehlt sich ein Tisch in U-Form, denn so sind Kabelanschlüsse einfacher zu realisieren und zu organisieren. Häufig reicht es jedoch auch aus, einige Anschlüsse in der Mitte des Tisches anzubieten, wenn nicht jeder einzelne Mitarbeiter direkten Zugriff auf Strom haben muss. Achten Sie unbedingt darauf, dass keine losen Kabel herumliegen, um Stolperfallen zu vermeiden.
- Besprechungsraum einrichten – das passende Design
Neben dem Design der Möbel im Besprechungsraum ist es wichtig, diesen auch mit angemessenen Farben und Dekorationselementen einzurichten. Dabei gilt in den meisten Fällen: weniger ist mehr. Übertreiben Sie es nicht mit ausgefallenen Farben und Einrichtungsgegenständen, sondern überlegen Sie sich lieber, was Sie mit dem Stil des Raumes erreichen wollen. Häufig bietet es sich an, Wände im Stil Ihres Corporate Designs zu gestalten und vor allem dem darin enthaltenen Farbschema treu zu bleiben. Um kahle Wände zu vermeiden, eignen sich einfache, gerahmte Bilder. Dabei können Sie die Kompetenzen Ihrer Firma mit Zertifizierungen oder Bildern des gesamten Teams präsentieren.
Daneben sind ansprechende Lampen, Whiteboards, Pflanzen oder andere Gegenstände ebenso hilfreich, den Besprechungsraum stilvoll einzurichten. Fragen Sie hierfür gern auch alle Mitarbeiter nach ihren Vorlieben, damit sich diese dann auch im Besprechungsraum wohlfühlen.
Ansprechender & ergonomischer Besprechungsraum mit Jabe Dresden realisieren
Bei der passenden Einrichtung eines Besprechungsraumes gilt es, einige Faktoren zu beachten. Beginnend mit der Wahl des Raumes und den richtigen Möbeln, sollten Sie bei der Planung die passende technische Ausstattung sowie Ihr Corporate Design im Hinterkopf behalten. Für einen Besprechungsraum, der Ihren Vorstellungen und Ansprüchen genau entspricht, übernehmen wir von Jabe Dresden gern die Raumplanung und unterstützen Sie, diesen in einen echten Wohlfühlort zu verwandeln. Wir beraten Sie jederzeit zu Ihren Wünschen und entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine Strategie für den optimalen Raum. Gern übernehmen wir auch die Montage der Möbel, die für Ihren Raum am besten geeignet sind. Bei Fragen zu weiteren Einrichtungstipps oder unseren Produkten können Sie sich gern jederzeit über unsere Service-Hotline oder unser Kontaktformular bei uns melden. Wir helfen Ihnen weiter!